顧客データ移行のやり方｜予約サイト・紙台帳から失わず乗り換える手順

「予約システムを乗り換えたいけれど、今までのお客様の情報が消えてしまいそうで怖い」——そんな理由で足踏みしていませんか？

先に結論をお伝えすると、顧客データは正しい順番で作業すれば、ほとんど失わずに新しいシステムへ移せます。この記事では、CSV（表計算ソフトで開ける表形式のファイル）での書き出しから、電話番号を使った重複チェック、紙のカルテを打ち込むコツまで、順を追ってやさしく説明します。

顧客データの移行が「怖い」と感じる3つの理由

乗り換えの検討は進んでいるのに、最後の一歩が踏み出せない。そんなサロンはとても多いです。理由はだいたい次の3つに分かれます。

• データがあちこちに散らばっている：予約は予約サイト、施術メモは紙、連絡先はスマホの電話帳……。どこに何があるか分からないと、何を移せばいいのかも見えません。
• 同じお客様が二重になりそう：「予約サイト経由」と「電話予約」で同じ方が2回登録されているのは、よくあることです。そのまま移すと、カルテが2つに分かれてしまいます。
• 移行中に予約が止まりそう：実際には「データを書き出す→新しいシステムに入れる→切り替え日を決めて移る」という流れで、お店を止めずに進められます。

どれも、あらかじめ知っていれば防げるつまずきです。ひとつずつ見ていきましょう。

データ移行は4ステップ：書き出す・整える・取り込む・確認する

顧客データの移行は、次の4つの手順に分けると迷いません。

1. 書き出す：今のシステム（または紙）から顧客情報をCSVファイルに出す
2. 整える：列の名前をそろえて、明らかな重複や空欄を直す
3. 取り込む：新しいシステムにCSVを読み込ませる
4. 確認する：電話番号などを手がかりに、同じ人の登録を1件にまとめる

このうち、いちばんつまずきやすいのが「整える」と「確認する」です。逆に言えば、ここさえ押さえれば移行はほぼ成功したようなものです。

まずは「書き出す」から。多くの予約サイトや管理ツールには、顧客一覧をCSVでダウンロードできる機能があります。管理画面の「顧客」「会員」「エクスポート（書き出し）」あたりを探してみてください。見つからないときは、サービスの窓口に「顧客データの書き出しはできますか」と聞いてみましょう。

大事なのは、今のサービスを解約する前に、必ず手元へデータを残しておくこと。順番が逆になると、取り戻せないことがあります。

書き出したCSVは表計算ソフトで開き、列の見出しを「氏名・電話番号・メール・メモ・最終来店日」のようにそろえます。テスト用に作った架空のデータや空っぽの行は、この段階で消しておくとあとが楽です。

電話番号が重複チェックの決め手になる理由

同じお客様の登録を1件にまとめるときは、「何をもって同じ人と判断するか」が大切です。

名前は同姓同名がありますし、メールアドレスは持っていない方もいます。その点、携帯電話番号はほぼ一人に一つ。重複チェックの手がかりとして、いちばん頼りになります。

だからこそ、移行の前にやっておきたいのが「電話番号をできるだけ埋めて、書き方をそろえる」ことです。とくに、表計算ソフトが番号を数字として扱ってしまい、先頭の0が消える現象（090…が90…になる）には要注意。セルの表示形式を「文字列」にしておくと防げます。

なお、「予約サイト経由と電話予約で同じ人が二重になる」問題は、移行のときだけでなく、ふだんの運用でも起きます。くわしくは二重予約を防いで予約を一元化する方法で解説しています。

紙台帳・紙カルテは「最近来た常連さん」から入力する

紙のカルテを一気に全部デジタル化しようとすると、まず挫折します。おすすめは、この1年以内に来店した常連さんから順に入力するやり方です。よく来てくださる方ほどデータの価値が高く、入力した効果もすぐに表れます。

しばらく来店のない古い台帳は後回しでかまいませんし、「移行しない」と割り切るのもひとつの手です。スマホで撮影して画像として残しておき、その方が来店したタイミングで少しずつ清書していく方法もあります。

また、連絡先だけでなく、来店履歴や施術メモもできるだけ引き継ぎましょう。「前回はこうでしたね」と言える接客は、メモがあってこそです。何をどう残すかは電子カルテの始め方も参考になります。

データ移行でよくある失敗と防ぎ方

• 解約してから書き出し忘れに気づく：先にデータを書き出し、中身を確認できてから旧サービスを止める
• 電話番号の0落ち・ハイフンの乱れを直さずに取り込む：重複チェックが働かず、二重登録が大量に生まれる
• 全件を完璧に移そうとして止まる：常連さんを優先し、休眠のお客様は後回しでよい
• 切り替え日を決めない：新旧のシステムを並行して使い続けると、どちらが正しいデータか分からなくなる

取り込みが終わったら、件数が合っているか、文字化けがないか、数件だけ中身を開いて確かめてください。ここまでできれば移行は完了です。

よくある質問

Q. 移行にはどのくらいの期間がかかりますか？

CSVの書き出しと取り込み自体は、数百件の規模でも1日あれば終わることが多いです。時間がかかるのは紙カルテの入力のほう。常連さんの分だけ先に済ませ、残りは営業のすき間時間で少しずつ進めるのが現実的です。

Q. 今のサービスにCSVの書き出し機能が見当たりません

まずは運営元の窓口に問い合わせてみてください。画面には出ていなくても、依頼すれば出してもらえる場合があります。どうしても出せないときは、画面を見ながら常連さんの分だけ手で入力する方法に切り替えましょう。

Q. 乗り換え先はまだ決めていません。何を基準に選べばいいですか？

移行の面では「CSVの取り込みができるか」「電話番号で自動的に重複をまとめてくれるか」の2点は必ず確認したいところです。全体的な選び方は予約システムの選び方にまとめています。ちなみにSalonWiseは、CSVの取り込みと電話番号での重複整理に対応していて、紙台帳からの乗り換えも想定して作られています。

まとめ

• 顧客データの移行は「書き出す・整える・取り込む・確認する」の4ステップ
• 旧サービスを解約する前に、必ずCSVでデータを手元に残す
• 重複チェックの決め手は携帯電話番号。先頭の0とハイフンの書き方をそろえる
• 紙カルテは「この1年に来た常連さん」から。全件完璧は目指さない
• 切り替え日を決めて、新旧どちらが正しいデータか迷わない状態にする